Undirbúningur vefsíðuverkefnis: markmið, efni og ábyrgð

Góður vefur byrjar ekki á síðufjölda

„Við þurfum nýjan vef með um tíu undirsíðum“ hljómar eins og verkefnalýsing en segir lítið um verkefnið. Vefstofa veit ekki hvaða viðskiptaárangri vefurinn á að skila, hvaða efni er tilbúið, hvaða kerfi þarf að tengja eða hver getur tekið ákvarðanir hjá fyrirtækinu.

Þegar þessar upplýsingar vantar þarf hver tilboðsgjafi að fylla í eyðurnar sjálfur. Tilboðin verða ósambærileg, umfangið hreyfist eftir að vinna hefst og efnisöflun verður gjarnan að stærsta flöskuhálsinum.

**Stutta svarið:** skilgreindu eitt aðalmarkmið, mikilvægustu notendaverkin, skylduvirkni, efnisábyrgð og mælanleg samþykktarskilyrði áður en hönnun eða þróun hefst. Þú þarft ekki að hanna lausnina fyrir vefstofuna. Þú þarft að gera vandann, forganginn og takmarkanirnar skýrar.

Þessi grein er vinnurammi fyrir fyrirtæki sem hafa ákveðið að fara í afmarkað vefverkefni eða vilja fá raunhæf tilboð. Ef þú veist ekki enn hvort núverandi vefur þarfnast lagfæringa, endurhönnunar eða endurbyggingar skaltu byrja á ákvörðuninni um rétt umfang. Hér tökum við við þegar undirbúa þarf verkefnið sjálft.

Skrifaðu einnar síðu verkefnagrunn

Langt kröfuskjal er ekki sjálfkrafa gott brief. Byrjaðu á einni síðu sem stjórnandi, markaðsteymi og vefstofa geta öll skilið eins.

Skráðu eftirfarandi:

• Viðskiptamarkmið: hvaða breytingu á vefurinn að skapa fyrir reksturinn?
• Forgangshópur: hver þarf helst að geta leyst sitt mál á vefnum?
• Aðalverk notanda: á fólk að senda fyrirspurn, bóka, kaupa, sækja upplýsingar eða gera eitthvað annað?
• Merki um árangur: hvaða mæling sýnir að vefurinn sinnir hlutverkinu betur?
• Meginvandamál í dag: hvað stoppar notandann eða teymið núna?
• Takmarkanir: hvaða tími, kerfi, lögbundnar kröfur eða rekstrarskilyrði eru óhreyfanleg?

„Auka sölu“ er of vítt markmið. „Fá fleiri hæfar beiðnir um þjónustu A og geta rakið hvaða síða skilaði þeim“ er nothæfara. Það leiðir að ákvörðunum um uppbyggingu, efni, form og mælingu.

Veldu eitt aðalmarkmið og í mesta lagi tvö aukamarkmið. Ef allt er jafn mikilvægt fær teymið enga hjálp þegar það þarf að velja milli stærri forsíðu, einfaldara bókunarflæðis eða betri þjónustusíðna.

Kortleggðu notendaverk áður en þú teiknar valmynd

Valmynd er niðurstaða úr forgangsröðun, ekki upphaf verkefnis. Byrjaðu á því sem fólk þarf að geta gert.

| Notendaverk | Hvað þarf gesturinn að vita? | Hvað þarf hann að geta gert? | Hvernig staðfestum við að það virki? | | --- | --- | --- | --- | | Meta þjónustu | Fyrir hvern hún er, umfang, ferli og sönnun | Fara í rétt næsta skref | Prófunaraðili finnur rétta þjónustu án leiðsagnar | | Senda hæfa fyrirspurn | Hvaða upplýsingar þarf að gefa og hvað gerist næst | Senda stutt og skiljanlegt form | Formið virkar í síma og móttaka er staðfest | | Bóka tíma eða þjónustu | Framboð, verð, skilmálar og staðsetning | Ljúka bókun án tvískráningar | Prufubókun skilar réttri staðfestingu og mælingu | | Finna svar | Uppfærðar upplýsingar á skýru máli | Leita eða rata á viðeigandi síðu | Algeng erindi finnast án þess að hringja |

Þessi tafla hjálpar að greina á milli nauðsynlegra síðna og efnis sem er aðeins „gott að hafa“. Hún leiðir líka í ljós hvort verkefnið þarf raunverulega sérvirkni eða bara skýrari efni og einfaldara flæði.

Ekki byrja á að afrita valmynd samkeppnisaðila. Tvö fyrirtæki í sama geira geta haft ólíkt tilboð, söluferli og þjónustusvæði. Uppbyggingin þarf að endurspegla það sem þinn gestur þarf að gera og það sem reksturinn getur staðið undir.

Gerðu efnisbirgðatalningu, ekki bara óskalista

Nýr vefur þarf yfirleitt meira en nýtt útlit. Hann þarf texta, myndir, skjöl, vörugögn, starfsfólksupplýsingar, skilmála og sönnun. Merktu hvert atriði með stöðu áður en tímalína er samþykkt.

Notaðu fjórar einfaldar stöður:

1. Flytja óbreytt: efnið er rétt, gagnlegt og á skýran stað. 2. Endurvinna: kjarninn er til en þarf nýja framsetningu eða uppfærslu. 3. Búa til: efnið vantar og þarf nafngreindan eiganda. 4. Fella niður: efnið þjónar ekki lengur notanda eða viðskiptamarkmiði.

Fyrir hvert efnisatriði þarf að skrá eiganda, skiladag og hver samþykkir. „Fyrirtækið útvegar efni“ er ekki ábyrgðaráætlun. Betri lína er: „Sölustjóri afhendir samþykkt þjónustuferli 5. september; markaðsstjóri samþykkir innan tveggja virkra daga.“

Skoðaðu jafnframt hvað má alls ekki hverfa við flutning: síður sem fá verðmæta lífræna umferð, gögn sem viðskiptavinir nota, vinsæl hjálparsvör og slóðir sem önnur kerfi eða vefir vísa á. Greinin um SEO fyrir nýja vefsíðu tekur síðan við með tæknilegum birtingargátlista.

Skiptu kröfum í „verður“, „ætti“ og „síðar“

Óforgangsraðaður eiginleikalisti gerir tilboð dýrari eða óljósari. Settu hverja kröfu í einn af þremur flokkum.

| Forgangur | Merking | Dæmi | | --- | --- | --- | | Verður við fyrstu útgáfu | Vefurinn getur ekki sinnt aðalhlutverki sínu án þessa | Virkt fyrirspurnarform, greiðsla eða bókun | | Ætti að fylgja ef umfang leyfir | Skilar mælanlegu virði en stöðvar ekki birtingu | Samanburðarverkfæri eða ítarleg leit | | Síðar | Hugmynd sem þarf ekki að ráða tæknigrunninum núna | Aðildarsvæði sem hefur hvorki eiganda né samþykkt ferli |

Lýstu þörfinni, ekki fyrirfram ákveðinni lausn. „Viðskiptavinur þarf að geta bókað lausan tíma og fengið staðfestingu“ gefur vefstofu svigrúm til að meta tilbúna samþættingu og sérsmíði. „Smíðið eigið bókunarkerfi“ lokar lausninni áður en kostnaður og rekstur hafa verið metin.

Fyrir hverja samþættingu skaltu skrá kerfiseiganda, aðgangsstöðu, gögn sem fara á milli og hvað gerist ef þjónustan svarar ekki. Lógó af kerfi í briefi er ekki tæknileg krafa.

Skilgreindu ábyrgðina sem veldur töfum

Vefstofa getur stýrt hönnun og þróun en hún getur ekki ein ákveðið verð, skrifað sérfræðiefni, samþykkt persónuverndartexta eða fengið aðgang að kerfum sem fyrirtækið stjórnar ekki.

Nafngreindu að minnsta kosti þessa ábyrgð:

• einn verkefniseiganda sem getur tekið umfangs- og forgangsákvarðanir
• einn tengilið fyrir dagleg samskipti
• eigendur texta, mynda, vörugagna og lagalegs efnis
• þann sem veitir léns-, CMS-, mælinga- og samþættingaraðganga
• þá sem prófa lykilflæði fyrir birtingu
• einn aðila sem má samþykkja birtingu

Settu einnig frest á endurgjöf og samþykki. Ef fimm manns mega senda ósamræmdar athugasemdir beint til hönnuðar verður endurgjöfin sjálf að verkefnaáhættu. Safnaðu henni saman, forgangsraðaðu og tengdu við samþykkt markmið.

Taktu gögn, aðganga og eignarhald snemma

Mörg vefverkefni uppgötva of seint að lénið er skráð á fyrrverandi starfsmann, Analytics er í eigu gamallar stofu eða enginn veit hver stjórnar bókunarkerfinu.

Staðfestu fyrir upphaf:

• skráningaraðila léns og hver getur breytt DNS
• hýsingu, vefkerfi og stjórnendaaðganga
• Analytics, Tag Manager og Search Console
• bókunar-, greiðslu-, CRM- og póstkerfi
• letur-, mynda- og hugbúnaðarleyfi
• hver á hönnunarskrár, kóða, texta og gögn eftir afhendingu

Veittu minnsta aðgang sem þarf og notaðu reikninga fyrirtækisins þar sem það á við. Aðgangaskráning er ekki bara tæknilegt smáatriði; hún ræður því hvort hægt er að flytja, prófa og reka vefinn án óþarfa háðar.

Ef eldri slóðir breytast þarf slóðakort og varanlegar tilvísanir að vera hluti af umfangi. Google mælir með að gamlar slóðir séu kortlagðar beint á viðeigandi nýjar slóðir og að tilvísunum sé haldið nægilega lengi í leiðbeiningum um vefslóðaflutninga. Það verkefni á ekki að uppgötvast daginn fyrir birtingu.

Biddu um tilboð sem hægt er að bera saman

Sendu sama verkefnagrunn til allra aðila. Biddu þá síðan að aðgreina:

• forvinnu, hönnun, texta, þróun, efnisinnsetningu og prófanir
• afurðir hvers áfanga og fjölda samþykktarlota
• hvað fyrirtækið þarf að afhenda og hvenær
• hvað er utan umfangs og hvernig breytingar eru verðlagðar
• leyfi, hýsingu, viðhald og annan endurtekinn kostnað
• forsendur tímalínunnar og helstu áhættur
• hvað verður afhent við verklok og hver á gögnin

Þá verður verðmunur skýrari. Eitt tilboð getur innifalið efnisstefnu, textavinnu og flutning á meðan annað gerir ráð fyrir að allt efni komi tilbúið. Það eru ekki tvö verð fyrir sama verkefnið.

Greinin um hvað vefsíða kostar hjálpar að lesa kostnaðarliðina. Þessi undirbúningsrammi á hins vegar að gera umfangið nógu skýrt til að verðtilboðið hafi raunverulega merkingu.

Ákveddu samþykktarskilyrði áður en þú sérð hönnunina

„Vefurinn er flottur“ er skoðun, ekki afhendingarpróf. Skráðu hvernig fyrirtækið staðfestir að lykilhlutverk vefsins virki.

Samþykktarlisti getur meðal annars krafist þess að:

• lykilverk séu prófuð í síma og tölvu af fólki sem vann ekki vefinn
• form, bókanir, greiðslur og staðfestingar fari rétta leið
• mælingar skrái skilgreind viðskipti án augljósrar tvítalningar
• mikilvægt efni sé samþykkt, rétt og eigandi þess skráður
• aðgengi sé prófað með lyklaborði, stækkun og viðeigandi sjálfvirkum tólum
• gamlar mikilvægar slóðir fari á réttar nýjar síður
• fyrirtækið hafi fengið stjórnendaaðganga, leiðbeiningar og rekstrarábyrgð

Prófið á að endurspegla markmiðið. Ef vefurinn á að afla hæfra fyrirspurna þarf ekki aðeins að staðfesta að takkinn virki; það þarf að sjá að gestur skilji þjónustuna, geti valið rétt erindi og að móttakandi fái þær upplýsingar sem þarf til að svara.

Tilbúinn upphafspakki fyrir vefstofuna

Áður en fyrsta vinnulota hefst ætti verkefnið að hafa eftirfarandi grunn:

• einnar síðu markmið, markhóp og árangursmerki
• forgangsröðuð notendaverk
• fyrstu útgáfu af síðu- og efnislista
• stöðu efnis og nafngreinda eigendur
• kröfur flokkaðar í verður, ætti og síðar
• skrá yfir kerfi, samþættingar og aðganga
• fjárhagsramma og raunhæfan tímaramma
• samþykktarferli og skilgreind afhendingarpróf
• lista yfir þekkta áhættu og óleystar ákvarðanir

Þetta er ekki fullkomin hönnun og á ekki að vera það. Góður undirbúningur læsir ekki vefstofuna inni; hann gefur henni betri forsendur til að leggja til rétta lausn og segja skýrt hvað hún kostar.

Ef þú getur ekki fyllt alla reitina út er það líka gagnleg niðurstaða. Þá á fyrsta áfanga verkefnisins að vera greining og afmörkun, ekki loforð um fullbúinn vef á óraunhæfum tíma.

Næsta skref: afmarkaðu áður en þú flýtir þér

Sterkt vefverkefni byrjar þegar fyrirtækið getur svarað hvað vefurinn á að gera, fyrir hvern og hvernig það verður staðfest. Síðufjöldi, útlit og tæknival koma á eftir.

Notaðu undirbúningsrammann til að safna ákvörðunum, ekki til að skrifa lausnina fyrirfram. Þá getur vefstofan varið meiri tíma í að bæta flæði, efni og tækni og minni tíma í að giska á ósagðar væntingar.

Ef 55.is á að meta verkefnið skaltu senda verkefnagrunninn með stöðu efnis, skyldukröfum og því sem á að teljast góð afhending. Skoðaðu síðan vefsíðugerð 55.is og fáðu afmarkað næsta skref út frá raunverulegu umfangi — ekki bara áætluðum síðufjölda.